Dem Service kommt beim Kampf um jeden einzelnen Kunden eine immer größere Bedeutung zu. Das liegt nicht zuletzt daran, dass die Möglichkeiten, sich neue Zielgruppen über den Preis erschließen zu können, oft schon bis zum letzten Cent ausgereizt sind. Umso wichtiger wird in den Unternehmen eine effektive Kunden Verwaltung.
Dazu kann man Programme nutzen, die den Supportmitarbeitern einiges an Komfort bieten. Das beginnt bereits bei Server–Client-Lösungen, bei denen ein automatischer Abgleich der Daten erfolgt, sobald ein Client-Rechner am Server angemeldet wird. Als die intelligentesten Lösungen haben sich hier Programme erwiesen, die den Datenabgleich durch eine Aktualisierung der einzelnen Datensegmente vornehmen. Diese Art der Verwaltung von Kundendaten hilft damit, doppelte Kundenkontakte in gleicher Sache konsequent zu vermeiden, denn jeder Mitarbeiter kann sich auf einen Blick auch über die Aktivitäten seiner Kollegen informieren.
Als besonders effektiv zeigt sich die Einbindung der Kommunikation in die Kunden Verwaltung. Damit kann nicht nur Voice-over-IP praktiziert und an den Gebühren gespart werden, sondern man ermöglicht den Support Mitarbeitern die Anwahl des Kunden per Mausklick. Müssen bestimmte Kundengruppen in einer Sache kontaktiert werden, kann man so genannte Dialer einsetzen. Sie bauen die gewünschten Verbindungen nacheinander auf und leiten die zustande gekommenen Gespräche nach genauen Vorgaben an die einzelnen Support Mitarbeiter weiter.
Im Bereich der Software kann man sogar so weit gehen, dass aus einem telefonischen Kundenkontakt der Versand eines Angebotes per Mausklick abgeleitet werden kann. Dieses Angebot kann man dann in eine Bestellung überführen und bis hin zum Lieferschein und der Rechnung weiterbearbeiten. Wer es sich so richtig bequem machen möchte, der sollte Programme verwenden, die anschließend sogar die offenen Posten verwalten und ein automatisiertes Mahnwesen beinhalten.
Wer bereit ist, für die Software zur Kunden Verwaltung ein wenig tiefer in die Tasche zu greifen, der kann sogar die gesamte Buchführung einschließlich der notwendigen steuerlichen Auswertung der Umsätze darüber abwickeln. Auch andere statistische Daten werden darüber zur Verfügung gestellt. Damit kann man sich beispielsweise einen Überblick über die Aktivitäten und den Erfolg der einzelnen Mitarbeiter oder ganzer Teams verschaffen oder sich die Anzahl und Art der Bestellungen der Kunden anschauen, um daraus ableiten zu können, mit welchen Produkten man bei der nächsten Werbeaktion bei ihm einen Treffer landen könnte.
